Development

Auslöser

Neulich die Vollkrise in der Entwicklungsabteilung: Ein Datenblatt musste her und das dringend. Bisher kamen wir mit unserer (etwas primitiven) Lösung gut zurecht: auf einen zentralen Netzlaufwerk werden die Daten gesammelt und von Hand in die relevanten Ordner hineingeschoben. Ein Kunde brauchte schnell alte Dokumentationen die vor mehreren Jahren erstellt worden ist und die Verantwortlichen sind nicht mehr in der Firma. Die Suche in diesem Chaos war erfolglos. Mächtig Stress mit den Kunden. Deshalb haben wir beschlossen ein professionelles DMS einzurichten.

Ein Dokumentenmanagement System muss her!

Funktionen:

Da DMS ein weitgefasster Begriff ist, liste ich hier nun Funktionen die solche Software u.a. bieten (könnten):

• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten: Dokumente sollten sicher an einer zentralen Stelle gesammelt werden. Versionierung sollte vorhanden sein, um Änderungen rückgängig machen zu können und um nachzuvollziehen wer und wann an ein Dokument gearbeitet hat
• schnelle umfangreiche Suche
• OCR: Texterkennung sind bei Firmen, die ihre alten Dokumente auf Papier digitalisieren wollen unabdingbar. Vorsicht: OCR funktioniert oft nicht so gut wie es die Hersteller versprechen!
• Web-Zugriff
• Wikis: sind sehr gute Plattformen, um eigene Wissensdatenbanken im Intranet aufzubauen. Größter Vorteil: Geht ein Mitarbeiter, so bleibt der Firma noch ein Teil seines Wissens im Wiki.
• CRM: Adressverwaltung

Eine Marktübersicht:

Leider ist der Markt für Archivierungssoftware sehr undurchsichtig. Die Produkte sind unter den verschiedensten Schlagworten zu finden. Von DMS (Dokumentenmanagement System) und ECM (Enterprise-Content-Management) habe ich bisher am meisten gelesen. Die Suche nach der geeigneten Software stellte sich als großer Herausforderung an; vor allem wenn man (aus Kostengründen) etablierte Softwareriesen wie SAP vermeiden will. Glücklicherweise fand ich eine Marktübersicht für Archivierungssoftware (Dokumentenmanagement Systeme (DMS) – Marktübersicht). Man findet schnell seine Preisklasse und schnell die unterstützten Plattformen - was für unser Linux-dominierten Entwicklungsteam natürlich ideal war.

Ich möchte nun keinem eine bestimmte Software aufzwingen. Je nach Unternehmen variieren natürlich auch die Anforderungen. Die Marktübersicht sollte für euch lediglich eine Grundlage darstellen.

Letzte Worte

Um erfolgreich ein DMS/ECM einzuführen, muss die Akzeptanz bei den Mitarbeitern gewährleistet sein. D.h. die Einarbeitungszeit muss für die Mitarbeiter minimal sein, der Aufwand, das DMS einzurichten muss so gering wie möglich sein und die Einbindung in den Arbeitsprozessen muss reibungslos funktionieren. Deshalb gilt: Testen, testen, testen!